Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja: Strategi Man Power Planning yang Efektif

Apa Itu Man Power Planning?

Man Power Planning, atau perencanaan tenaga kerja, adalah suatu proses krusial dalam manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management) yang bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah, jenis, dan kualitas karyawan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Proses ini dimulai dengan analisis kebutuhan tenaga kerja, mengidentifikasi tugas dan kualifikasi yang diperlukan, dan meramalkan kebutuhan karyawan dalam jangka waktu tertentu. 

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, mengelola kebutuhan tenaga kerja adalah langkah penting dalam memastikan kesuksesan perusahaan. Selanjutnya, organisasi menentukan sumber rekrutmen, apakah melalui rekrutmen eksternal atau internal. Proses rekrutmen tersebut dilanjutkan dengan pengembangan karyawan yang ada dan evaluasi berkelanjutan. Man Power Planning juga mencakup perencanaan darurat dan fleksibilitas untuk menghadapi perubahan dalam lingkungan bisnis.

Langkah-Langkah Dalam Man Power Planning

Menganalisis Kebutuhan Saat Ini

Langkah pertama dalam Manpower Planning adalah mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja saat ini. Ini melibatkan mengidentifikasi jumlah karyawan, kemampuan, dan kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan operasi perusahaan secara efisien.

Menganalisis Perkiraan Pertumbuhan

Pertumbuhan bisnis adalah faktor penting yang harus dipertimbangkan. Apakah perusahaan sedang dalam tahap ekspansi atau perlu memangkas anggaran? Ini akan memengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Mengidentifikasi Keterampilan dan Kompetensi yang Dibutuhkan

Setelah mengetahui jumlah karyawan yang diperlukan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi jenis keterampilan dan kompetensi yang diperlukan. Hal ini membantu dalam merekrut dan mengembangkan karyawan yang sesuai.

Peramalan Perpindahan Karyawan

Karyawan tidak selalu tetap dalam posisinya selamanya. Manpower Planning juga harus memperhitungkan perpindahan karyawan, seperti pensiun, promosi, atau pengunduran diri.

Mengembangkan Rencana Tindakan

Setelah semua data dikumpulkan, perusahaan dapat mengembangkan rencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja. Ini dapat melibatkan rekrutmen baru, pelatihan internal, atau restrukturisasi organisasi.

Evaluasi dan Koreksi

Manpower planning bukan proses yang statis. Perusahaan harus secara berkala mengevaluasi dan menyesuaikan rencana mereka sesuai dengan perubahan dalam lingkungan bisnis.

Manfaat Man Power Planning

Mengurangi Biaya

Dengan merencanakan tenaga kerja dengan baik, perusahaan dapat menghindari biaya yang terkait dengan rekrutmen darurat atau pemutusan hubungan kerja.

Meningkatkan Produktivitas

Memiliki karyawan yang tepat pada tempat yang tepat dapat meningkatkan produktivitas keseluruhan organisasi.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Dengan memastikan karyawan memiliki keterampilan yang sesuai dengan pekerjaan mereka, Manpower Planning dapat meningkatkan kepuasan karyawan.

Meningkatkan Daya Saing

Perusahaan yang mampu mengelola tenaga kerjanya dengan baik memiliki keunggulan dalam persaingan pasar.

Metode Perhitungan Man Power Planning yang Efektif

Pada dunia bisnis yang begitu dinamis, perencanaan sumber daya manusia (Manpower Planning) merupakan salah satu langkah penting dalam memastikan kelangsungan operasional perusahaan. Manpower Planning adalah suatu proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengatur kebutuhan tenaga kerja mereka agar sesuai dengan tujuan dan visi perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas dua metode Manpower Planning yang umum digunakan, yaitu Teknik Employee Ratio dan Teknik Employee Trend, beserta contoh perhitungannya.

1. Teknik Employee Ratio

Teknik Employee Ratio mengacu pada perhitungan berdasarkan rasio atau perbandingan tertentu. Salah satu perbandingan yang sering digunakan adalah antara jumlah sumber daya manusia (SDM) dengan omzet perusahaan. Contoh penggunaan Teknik Employee Ratio untuk menghitung Manpower Planning (MPP) berdasarkan rasio antara SDM (Sumber Daya Manusia) dan Omzet:

• Omzet Tahun 2023 10 Milyar

        Jumlah Karyawan Awal: 55 orang

        Rasio SDM terhadap Omzet Awal: Omzet / Jumlah Karyawan = 10 Milyar / 55 = 

        181.818.182

• Omzet Tahun 2024 Naik Menjadi 15 Milyar

        Rasio SDM terhadap Omzet yang baru: 

        Omzet Baru / Jumlah Karyawan Baru 

        = 15 Milyar / 83 

        = 180.722.891

Setelah Anda memiliki rasio SDM terhadap Omzet yang baru, Anda dapat menggunakan rasio ini untuk menghitung MPP yang diperlukan berdasarkan perubahan omzet:

        MPP = (Omzet Baru / Rasio SDM terhadap Omzet yang baru) - Jumlah Karyawan Baru

        MPP = (15 Milyar / 180.722.891) - 83 = 82.91 (dibulatkan menjadi 83)

Dalam hal ini, MPP yang dibutuhkan untuk mendukung omzet yang baru (15 Milyar) adalah sekitar 83 orang. Anda dapat membulatkannya ke 83 orang atau 84 orang, tergantung pada kebijakan perusahaan.

2. Teknik Employee Trend

Salah satu teknik perhitungan yang berguna untuk melihat tren data bergerak dalam periode tertentu adalah Teknik Employee Trend. Teknik ini menggunakan variabel SDM (Sumber Daya Manusia) yang diperoleh dari data karyawan pada posisi tertentu selama beberapa tahun terakhir, dalam hal ini, kita akan fokus pada level supervisor. Dengan mengamati data dari tahun 2021 hingga tahun 2024, kita dapat mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana level supervisor di perusahaan ABC berkembang. Sebagai gambaran dapat dilihat pada contoh dibawah ini:

Dalam periode tiga tahun terakhir, yaitu dari tahun 2021 hingga tahun 2024, kita bisa melihat perubahan yang menarik dalam jumlah karyawan level supervisor. Mari kita lihat data di bawah ini:

- Tahun 2021: Jumlah awal tahun supervisor adalah 15 orang. Selama tahun ini, terjadi 15 orang perubahan, terdiri dari 2 orang yang meninggalkan perusahaan (turn over), 3 orang dipromosikan, dan 3 orang direkrut sebagai supervisor baru. Akhir tahun 2021, jumlah supervisor menjadi 13 orang.

- Tahun 2022: Jumlah awal tahun supervisor adalah 13 orang. Pada tahun ini, terdapat 14 perubahan, dengan 1 orang yang meninggalkan perusahaan, tidak ada promosi, dan 2 orang baru direkrut. Akhir tahun 2022, jumlah supervisor menjadi 14 orang.

- Tahun 2023: Pada awal tahun 2023, terdapat 14 supervisor. Selama tahun ini, hanya terdapat 13 perubahan, dengan tidak ada yang meninggalkan perusahaan, 1 orang mendapatkan promosi, dan 1 orang direkrut. Akhir tahun 2023, jumlah supervisor tetap 14 orang.

- Tahun 2024: Pada awal tahun 2024, terdapat 14 supervisor. Tidak ada perubahan yang tercatat selama tahun ini, sehingga jumlah supervisor tetap 14 orang.

Rata-Rata Supervisor di Akhir Tahun

Dari data di atas, kita dapat menghitung rata-rata supervisor di akhir tahun selama tiga tahun terakhir, yaitu sebanyak 13 orang.

Rencana Penambahan Supervisor di Tahun 2024

Dengan mengamati tren selama beberapa tahun terakhir, kita dapat membuat perencanaan yang lebih baik untuk tahun yang akan datang. Dalam hal ini, rencana penambahan supervisor di tahun 2023 adalah sebanyak 1 orang. Hal ini didasarkan pada perubahan yang terjadi pada tahun-tahun sebelumnya.

Melalui Teknik Employee Trend, kita dapat memahami perubahan dalam jumlah karyawan level supervisor dalam periode beberapa tahun terakhir. Dengan pemahaman ini, perusahaan dapat membuat perencanaan yang lebih baik untuk pertumbuhan dan pengembangan di masa depan. Dalam hal ini, rata-rata supervisor di akhir tahun selama tiga tahun terakhir adalah 13 orang, dan rencana penambahan supervisor di tahun 2024 adalah sebanyak 1 orang. 

Kedua metode Manpower Planning di atas memberikan panduan dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan. Namun, penting untuk diingat bahwa Manpower Planning hanyalah salah satu aspek dari manajemen SDM yang efektif. Proses ini harus terus-menerus diperbarui dan disesuaikan dengan perubahan dalam lingkungan bisnis dan tujuan perusahaan. 

Dengan perencanaan yang cermat, perusahaan dapat menghindari kemungkinan masalah yang dapat timbul akibat kekurangan atau kelebihan tenaga kerja. Lebih dari sekadar itu, Manpower Planning membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan nyaman bagi para karyawan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi mereka. Sebagai seorang profesional sumber daya manusia (HR), hal ini adalah langkah yang bijak dan strategis yang akan membantu kita mencapai kesuksesan jangka panjang. Dengan pendekatan yang terarah dalam pengelolaan tenaga kerja, kita dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya manusia yang tepat dan berkualitas untuk mencapai tujuan perusahaan.[awn]